Lezione 5: Riunioni operative (1:1 o check-in)

Cosa sono i check-in operativi?

I check-in sono il sistema veloce ed efficace che ogni team può usare per risolvere velocemente gli ostacoli e i problemi operativi.

Fare un check-in significa aggiornare lo status delle iniziative in corso stabilendo se:

semaforo verde 👉 l'iniziativa procede senza ostacoli
semaforo rosso 👉 l'iniziativa ha un blocco esecutivo che bisogna risolvere

Nel secondo caso sarà allertato l'intero team per aiutare a risolvere quel blocco esecutivo.

Lo scopo del check-in è quindi quello di rimuovere il più velocemente possibile ogni ostacolo che possa comparire durante l'esecuzione delle iniziative e, se svolto con costanza, può anche aiutare a pianificare le task future su ogni iniziativa.

Ogni quanto effettuarli

Le tempistiche di aggiornamento dello status vengono stabilite dall'intero team e dipendono dal tipo di iniziativa:

le più complesse richiedono un monitoraggio costante 👉 lo status va aggiornato ogni settimana
altre richiedono un monitoraggio periodico 👉 l'aggiornamento avverrà ad una precisa data futura
le più semplici o automatizzate non richiedono alcun monitoraggio

Il consiglio è stabilire con l'intero team le tempistiche di monitoraggio per ogni iniziativa.

Chi deve effettuare il check-in

In pieno spirito di squadra, le iniziative del team su LinkHub sono di responsabilità dell'intero team e non hanno un solo owner (responsabile).

L'aggiornamento dello status viene quindi richiesto:

se presente, all'assegnatario della prossima task connessa all'iniziativa
e non è ancora stata programmata nessuna attività per il futuro, all'intero team

Ciò spinge le persone a condividere il proprio piano d'azione su ogni iniziativa e migliorare la pianificazione del proprio lavoro.

Come effettuare il check-in

Il software RiskHub invia automaticamente una richiesta di update e il singolo status può essere aggiornato in pochi secondi.

Per chi non vuole farlo immediatamente, può decidere di dedicare alcuni minuti ogni settimana (magari il venerdì pomeriggio 😉) ad aggiornare tutti gli status delle iniziative in cui è coinvolto e programmare in questo modo il lavoro per la settimana successiva.

Ogni persona rimane libera di scegliere come e quando effettuare il check-in in vero spirito LinkHub.

Gli errori comuni in un check-in

Altri Metodi OKR utilizzano sistemi di check-in o di 1-to-1 per assicurare la corretta esecuzione della strategia stabilita.

Ci sono tuttavia due errori comuni in cui gli altri tool cadono e che il Metodo LinkHub aiuta invece ad evitare:

essere troppo generici 👉 altri tool si limitano al check-in generico composto dalle solite tre domande "Cosa ho fatto/Cosa farò/Quali problemi ho avuto". Sebbene lo scopo risulti esatto (individuare e risolvere il più velocemente possibile i problemi esecutivi), l'eccessiva genericità di un check-in di questo tipo non consente di essere totalmente efficaci. Con LinkHub invece vengono analizzate le singole iniziative trovando il giusto equilibrio tra velocità ed efficacia.
richiedere troppo tempo 👉 il problema del riallineamento 1-to-1 è trovare ogni settimana il tempo necessario per fare una riunione operativa in più persone. Fissare una riunione settimanale obbligatoria può diventare difficile e se la sua durata è prefissata (es. 60 minuti), la riunione risulta sempre troppo corta o troppo lunga. Il segreto con LinkHub è rendere l'allineamento asincrono: ognuno compie check-in separati e il team si incontra solo quando è necessario, per discutere sulle iniziative rosse.

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