Ciò accade nella riunione strategica, il momento in cui la squadra impara dai propri errori passati e stabilisce gli OKR per il periodo successivo.

Per stimolare la squadra al miglioramento continuo, LinkHub utilizza la tecnica della reflection che consiste nel far individuare alla squadra i problemi accaduti nel periodo passato e cosa si può fare nel futuro per evitare che accadano ulteriormente.

Questo meccanismo evita di ripetere più volte gli stessi errori e, allo stesso tempo, spinge il team a ragionare da squadra contro il colpevole: i rischi.

All'interno della Strategia nulla è per sempre: si possono cambiare gli OKR, i rischi e le iniziative e il momento giusto per farlo è proprio la riunione strategica.

Come si effettuano

Durante il periodo di esecuzione, gli incontri operativi non coinvolgono mai tutto il team in modo da essere il più efficienti possibile.

Al contrario, le riunioni strategiche vedono il coinvolgimento dell'intero team e si svolgono a fine Sprint, quindi al termine di ogni mese / trimestre o semestre - a seconda della periodicità scelta e degli OKR stabiliti.

Una volta che tutti i membri del team sono presenti (online o da remoto), la riunione strategica può iniziare:

• vengono tracciati i risultati prodotti 👉 si calcolano i KR e si confrontano con il valore target;
• tutti insieme si ragiona sul perchè l'obiettivo non è stato raggiunto (come dovrebbe accadere sempre in caso di OKR):
• se il valore raggiunto è inferiore al 50% del target 👉 il team si impegna a individuare almeno 3 cause principali e scriverle sotto forma di rischi per il futuro. Potranno essere rischi già identificati in precedenza o nuovi rischi da creare;
• se il valore raggiunto è superiore al 50% del target 👉 il team si impegna a individuare almeno 1 problema avvenuto o un dettaglio da migliorare;
• si stabiliscono e assegnano gli OKR per il periodo successivo
• infine, si vedono i rischi rimasti rossi perché selezionati come cause di un mancato obiettivo (rappresentano dei problemi) 👉 il team stabilisce almeno 1 nuova iniziativa per ogni rischio, modificando così il proprio piano d'azione per il periodo successivo.

In questo modo la riunione strategica assicura un team agile, capace di analizzare e affrontare i problemi strategici con metodo e fortemente focalizzato sul risultato. Per prendere delle decisioni basate maggiormente sui dati, guarda la lezione sui KPI.

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Errori da evitare

Le riunioni strategiche sono il momento in un avviene la magia: tutto il team, riunito, punta alla luna grazie agli OKR - mentre impara ad un ritmo costante.

Ci sono tre errori comuni da evitare:

• disallineamento con i team superiori 👉 la possibilità per il team di auto-stabilire gli OKR è un fantastico strumento motivazionale: tutti siamo maggiormente motivati quando un obiettivo non ci viene imposto dall'alto ma l'abbiamo scelto noi stessi. Tuttavia un azienda è un insieme di più team da allineare tra loro: per questo un errore è non fare il corretto allineamento degli OKR, scopri di più.
• focalizzarsi sulle percentuali raggiunte 👉 un eccessivo focus alle percentuali raggiunte nell'obiettivo rispetto al target fissato può risultare dannoso perché spinge a valutare le persone sui risultati (errore grave in un sistema OKR). Per questo:
• durante il periodo di esecuzione, deve essere mostrata solo la percentuale di tempo che manca alla fine dello Sprint e non la percentuale di OKR raggiunto sul target;
• durante la riunione strategica, venga mostrato solo se la percentuale raggiunta è superiore o inferiore al 50% (per capire quanti rischi bisogna individuare, cioè quanto in fretta si può migliorare)
• mantenere i valori di OKR stabiliti nel passato 👉 un terzo errore, sempre connesso all'utilizzo sbagliato di OKR per scopi valutativi, riguarda il mantenimento a sistema degli OKR passati. Una volta terminato lo Sprint e stabiliti i nuovi OKR, quelli passati hanno finito il proprio ruolo:
• sono stati una guida per le persone
• hanno consentito alla squadra di migliorare
• Per questo vanno eliminati.

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